Gizlilik Politikası

Ten Mimarlık İş Takip Platformu (web paneli, müşteri portalı ve Android / iOS mobil uygulaması) kullanılırken hangi kişisel verilerin toplandığını, niçin toplandığını, kimlerle paylaşıldığını, ne kadar saklandığını ve haklarınızı nasıl kullanabileceğinizi açıklar.

1. Veri Sorumlusu ve İletişim

Bu politikada anlatılan işleme faaliyetlerinin veri sorumlusu aşağıdaki firmadır. Gizlilikle ilgili her soru, talep ve başvuru bu adreslere iletilebilir.

Marka adı

Ten Mimarlık

Ticaret unvanı

[DOLDURULACAK: ticaret unvanı]

Adres

[DOLDURULACAK: adres]

E-posta

[DOLDURULACAK: e-posta adresi]

Telefon

[DOLDURULACAK: telefon]

KEP adresi

[DOLDURULACAK: KEP adresi]

VERBİS sicil numarası

[DOLDURULACAK: VERBİS numarası]

MERSİS numarası

[DOLDURULACAK: MERSİS numarası]

2. Platformu Kimler Kullanır

• Müşteriler — mimarlık / iç mimarlık hizmeti alan kişiler ve temsilcileri. Yalnızca kendi projelerini ve kendilerine açılmış (onaylanmış) evrakları görürler.
• Ofis personeli — firma yöneticileri ve çalışanları. Firma tarafından tanımlanan yetkileri ölçüsünde projeler, evraklar, şantiye ve takvim kayıtları üzerinde çalışırlar. Personelin iş ilişkisinden doğan özlük verileri bu politikanın değil, çalışanlara ayrıca sunulan aydınlatma metninin konusudur.

3. Toplanan Veriler ve Toplanma Amaçları

Aşağıda platformun topladığı her veri türü ve o verinin niçin toplandığı yer alır. Burada sayılmayan bir veri toplanmaz.

3.1. Hesap ve iletişim verileri

• Ad ve soyad, unvan — sizi tanımlamak, evrak ve yazışmalarda doğru kişiye hitap etmek için.
• E-posta adresi — web paneline giriş, parola sıfırlama ve süreç bildirimlerinin gönderilmesi için.
• Cep telefonu numarası — mobil uygulamaya SMS ile gönderilen tek kullanımlık kodla giriş yapabilmeniz, numaranızın doğrulanması, ofis personeline süreye bağlı SMS bildirimlerinin iletilmesi ve gerektiğinde sizinle iletişim kurulması için.
• Parolanızın geri döndürülemez özeti — web paneli kimlik doğrulaması için. Parolanızın kendisi saklanmaz ve hiçbir çalışanımız tarafından görülemez.
• Profil fotoğrafı (isteğe bağlı) — yüklerseniz hesabınızla birlikte platformu kullanan ilgili kişilere gösterilir. Fotoğraf sunucuda küçültülüp yeniden kaydedilir; konum dâhil fotoğraf üst bilgileri (EXIF) saklanmaz. İstediğiniz an kaldırabilirsiniz.

3.2. Proje, evrak ve iş kayıtları

• Proje bilgileri (proje adı, adres, il / ilçe, ada / parsel, tür, aşama, durum, tarihler) — hizmetin yürütülmesi ve sürecin takip edilebilmesi için.
• Resmî evraklar ve yüklenen dosyalar (belge numarası ve açıklaması dâhil) — kamu kurumu başvurularının hazırlanması, onay süreçlerinin yürütülmesi ve yasal ispat için.
• Süreç, onay ve gecikme kayıtları (gecikme gerekçeleri, iade açıklamaları ve bunlara eklenen dosyalar) — hangi aşamanın ne zaman tamamlandığının izlenmesi ve süre aşımlarının tespiti için.
• Takvim etkinlikleri ve hatırlatıcılar (toplantı, sunum, resmî randevu; yer bilgisi ve katılımcılar) — iş planlaması için.
• Teklifler (müşteri adı, il / ilçe, kalemler ve tutarlar) — hizmet teklifinin hazırlanması ve iletilmesi için.

3.3. Şantiye kayıtları (ofis personeli)

• Şantiye günlüğü, malzeme teslimi, metraj ve gider kayıtları — uygulama sürecinin takibi için.
• Şantiye ve teslim fotoğrafları — telefonla çekilen bir fotoğrafın özgün dosyası, telefonun fotoğrafa yazdığı çekim zamanı ve konum (GPS) bilgisini içerebilir. Özgün dosya ve bu bilgi kayda alınır; ekranlarda gösterilmez. Müşteriye açılan şantiye fotoğraflarında müşteriye yalnızca bu üst bilgilerden arındırılmış kopya gösterilir; konum hiçbir koşulda müşteriye gösterilmez.

3.4. Yapay zekâ ile konsept görsel (müşteri, isteğe bağlı)

Mobil uygulamadaki konsept görsel özelliğini kullanırsanız, seçtiğiniz ya da çektiğiniz mekân fotoğrafı, seçtiğiniz stil ve yazdığınız isteğe bağlı not görseli üretmek için işlenir; kaynak fotoğraf ve üretilen görsel galerinizde saklanır. Görseli ofisle paylaşmayı seçerseniz ofis personeli görür. Görseli istediğiniz an silebilirsiniz; silindiğinde kaynak fotoğraf ve üretilen görsel kalıcı olarak silinir. Fotoğrafta kişilerin, belgelerin ya da kimlik bilgilerinin görünmemesini öneririz.

3.5. Mobil uygulama verileri

• Oturum jetonu — giriş yaptığınızda cihazınızın güvenli deposunda (Android Keystore / iOS Keychain) saklanır; çıkışta silinir. “Beni hatırla” kapalıysa yalnızca uygulama açıkken bellekte tutulur.
• Cihaz bildirim jetonu (Firebase Cloud Messaging / FCM kaydı), uygulama sürümü ve platform (Android / iOS) — yalnızca cihazınıza bildirim gönderebilmek için ve yalnızca açık rıza verdiyseniz. Bu jeton bir cihaz kimliğidir; adınızı, konumunuzu ya da rehberinizi içermez.
• SMS giriş kodu — sunucuda yalnızca geri döndürülemez özeti, en çok 5 dakika tutulur; deneme sayısı sınırlıdır.
• Cihazda kalan tercihler — seçtiğiniz proje türü (Mimarlık / İç Mimarlık), bildirim sesi gibi uygulama ayarları ve tanıtım ekranlarının görüldüğü bilgisi. Proje türü seçimi yalnızca listeleri süzmek için isteklere eklenir, sunucuda saklanmaz; diğer ayarlar sunucuya hiç gönderilmez.

Mobil uygulamada reklam kimliği okunmaz; analitik, hata raporlama ya da reklam yazılımı (SDK) bulunmaz. Bildirim jetonu reklam, profilleme veya üçüncü taraf pazarlama amacıyla işlenmez.

3.6. Web paneli tarayıcı bildirimleri (isteğe bağlı)

Bildirim tercihleri ekranından tarayıcı bildirimlerini açarsanız tarayıcınızın ürettiği abonelik adresi, şifreleme anahtarları ve tarayıcı bilgisi kaydedilir. Aboneliği istediğiniz an kapatabilirsiniz. Web panelinde kullanılan çerezler Çerez Politikası’nda sayılmıştır.

3.7. İşlem güvenliği verileri

• IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi — yetkisiz giriş denemelerinin tespiti ve hesabınızın korunması için.
• Denetim kaydı (hangi hesabın hangi kaydı ne zaman görüntülediği / değiştirdiği ve işlemin yapıldığı IP adresi) — bilgi güvenliği ve yasal ispat yükümlülüğü için.

4. Hukuki Sebep

Kişisel verileriniz 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesi kapsamında; sözleşmenin kurulması ve ifası için gerekli olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi, bir hakkın tesisi / kullanılması / korunması ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.

Anlık bildirimler (mobil uygulama bildirimleri ve müşteri hesaplarında tarayıcı bildirimleri) ayrıca açık rızanıza ve cihazınızda verdiğiniz bildirim iznine dayanır. Açık rıza isteğe bağlıdır ve istediğiniz an geri alınabilir; hizmetin geri kalanı çalışmaya devam eder.

5. Verilerin Aktarıldığı Taraflar

Verileriniz satılmaz, kiralanmaz ve pazarlama amacıyla paylaşılmaz. Aktarım yalnızca şunlarla sınırlıdır:

• Kamu kurum ve kuruluşları — belediyeler ve ilgili müdürlükler; resmî başvuru ve ruhsat süreçlerinin yürütülmesi için.
• Proje ekibi — projede görev alan mühendislik / müşavirlik firmaları ve yetkilendirilmiş çalışanlarımız; yalnızca ilgili projeyle sınırlı olarak.
• Bulut altyapı sağlayıcısı — sunucu ve dosya depolama hizmeti aldığımız tedarikçi. Sunucu ve dosya deposunun bulunduğu yer: [DOLDURULACAK: sunucu ve dosya deposu konumu]. Dosyalar herkese kapalı, şifreli bir depolama alanında tutulur. Depo yurt dışındaysa bu aktarım KVKK’nın 9. maddesi kapsamında yapılır.
• SMS hizmet sağlayıcısı — giriş ve doğrulama kodlarının ve ofis personeline giden SMS bildirimlerinin iletilmesi için; yalnızca telefon numarası ve mesaj metni.
• E-posta gönderim hizmeti — süreç bildirimleri ve parola sıfırlama e-postalarının iletilmesi için.
• Google Firebase Cloud Messaging (FCM) — yurt dışına aktarım. Mobil bildirimlerin cihazınıza ulaşması teknik olarak Google tarafından işletilen bu servis üzerinden gerçekleşir; iOS cihazlarda bildirim ayrıca Apple Push Notification hizmetinden geçer. Bildirim jetonu ve bildirim başlığı / metni yurt dışındaki sunuculardan geçer. Bildirim içeriğine resmî evrak, belge dosyası ya da hassas veri konulmaz — bildirimler yalnızca “projenizde bir güncelleme var” düzeyinde yönlendirme metni taşır. Aktarım KVKK’nın 9. maddesi kapsamında ve açık rızanıza dayanılarak yapılır.
• Tarayıcı bildirim hizmetleri — yurt dışına aktarım. Tarayıcı bildirimlerini açtıysanız bildirim, tarayıcınızın üreticisinin (Google, Mozilla, Apple, Microsoft) bildirim hizmeti üzerinden iletilir. Müşteri hesaplarında açık rızaya bağlıdır.
• OpenAI (ABD) — yalnızca konsept görsel özelliğini kullandığınızda, yurt dışına aktarım. Görseli üretmek için yüklediğiniz fotoğraf, seçtiğiniz stil ve yazdığınız not OpenAI’ın görsel üretim hizmetine gönderilir. Adınız, iletişim bilgileriniz, hesap ya da proje bilgileriniz gönderilmez. Özelliği kullanmazsanız bu aktarım hiç yapılmaz. Aktarım KVKK’nın 9. maddesi kapsamında yapılır.

6. Mobil Uygulamanın İstediği Cihaz İzinleri

Mobil uygulama yalnızca aşağıdaki izinleri, yalnızca ilgili özelliği kullandığınız anda ister. İzin vermemeniz uygulamanın diğer işlevlerini engellemez.

• Bildirim izni — süreç bildirimlerini göstermek için. Yalnızca açık rıza verdiyseniz sorulur.
• Kamera — yalnızca siz fotoğraf çekmeyi seçtiğinizde: konsept görsel için mekân fotoğrafı, profil fotoğrafı, ofis personelinde evrak, şantiye ve teslim irsaliyesi fotoğrafı.
• Fotoğraf galerisi ve dosyalar — yalnızca sizin seçtiğiniz fotoğraf ya da dosya yüklenir; seçim işletim sisteminin kendi ekranından yapılır, galerinizin geri kalanına erişilmez.
• Konum — istenmez ve kullanılmaz (fotoğrafın içindeki konum bilgisi için 3.3’e bakınız).
• Rehber / kişiler — istenmez.
• Mikrofon, takvim, arama kayıtları — istenmez.

Bildirim iznini vermemeniz yalnızca bildirimleri cihazınızda görmenizi engeller; aynı bilgiler uygulama içindeki bildirim kutusunda ve e-posta ile de iletilir.

7. Saklama Süreleri

• Proje ve resmî evrak kayıtları — ilgili mevzuatın öngördüğü saklama süresi boyunca. Bu kayıtlar hesabınız kapansa dahi silinemez.
• Hesap ve iletişim bilgileri — hesabınız aktif olduğu sürece; sözleşme ilişkisi sona erdikten sonra zamanaşımı süreleri boyunca.
• Mobil oturum jetonu — en çok 30 gün; süresi dolunca ya da çıkış yaptığınızda geçersiz olur.
• SMS giriş kodu — en çok 5 dakika (yalnızca özeti).
• Mobil bildirim jetonu — cihaz aktif kaldığı sürece. Uygulamadan çıkış yaptığınızda, açık rızanızı geri aldığınızda, jeton geçersizleştiğinde ya da 180 gün kullanılmadığında silinir.
• Tarayıcı bildirim aboneliği — siz kapatana kadar; tarayıcının bildirim hizmeti aboneliği geçersiz saydığında silinir. Müşteri hesaplarında açık rıza geri alınınca da silinir.
• Konsept görseller — siz silene kadar ya da hesabınız silinene kadar.
• Denetim kaydı ve giriş kayıtları — bilgi güvenliği ve ispat amacıyla mevzuatın öngördüğü süre boyunca.
• Açık rıza ve onay kayıtları — ispat belgesi niteliğinde olduğundan, silme talebiniz üzerine dahi korunur.

8. Güvenlik Önlemleri

• Tüm trafik şifreli bağlantı (HTTPS) üzerinden taşınır.
• Evraklar ve fotoğraflar herkese kapalı (private) depolama alanlarında tutulur; evrak deposu sunucu tarafında şifrelenir ve internete açık değildir.
• Bir dosyaya erişim yalnızca kısa ömürlü, imzalı bağlantı ile verilir. Bağlantının süresi dolduğunda dosya tekrar erişilemez hâle gelir.
• Erişim yetki bazlı sınırlandırılır; müşteri hesapları yalnızca kendi projesini görür, arşivlenen projeler müşteriye hiç görünmez.
• Kimlik numarası ve IBAN gibi hassas alanlar şifreli saklanır ve yetkisi olmayana maskelenir.
• Kimin hangi kayda ne zaman eriştiği denetim kaydı olarak tutulur ve bu kayıt uygulama üzerinden silinemez.
• Parolalar ve SMS kodları geri döndürülemez biçimde saklanır; giriş denemeleri sayı ve süreyle sınırlıdır.

9. Haklarınız ve Nasıl Kullanacağınız

6698 sayılı Kanun’un 11. maddesi uyarınca; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, işlenme amacını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik / yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, silinmesini veya yok edilmesini talep etme, yapılan işlemlerin aktarım yapılan taraflara bildirilmesini isteme, otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme ve zararınızın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Bu haklarınızı şu yollardan kullanabilirsiniz:

1. Müşteriler, web müşteri portalından: Kişisel Verilerin Korunması ekranındaki veri silme talebi formunu doldurarak.
2. Herkes, e-posta ile: [DOLDURULACAK: e-posta adresi] adresine yazarak.

Başvurunuz en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Hesap ve veri silmenin nasıl işlediği, neyin silindiği ve neyin yasal olarak silinemediği Hesap ve Veri Silme sayfasında ayrıntılı anlatılmıştır.

10. Çocukların Verileri

Platform 18 yaşından küçüklere hizmet vermez. Hesaplar yalnızca sözleşme ilişkisi kurulan yetişkin müşteriler ve firma çalışanları için açılır; kayıt (self-servis üyelik) yoktur. Bilerek 18 yaş altı bir kişinin verisi toplanmaz. Böyle bir verinin sistemimize girdiğini fark eder veya bize bildirirseniz, ilgili veri yasal saklama yükümlülüğü bulunmadığı ölçüde gecikmeksizin silinir.

11. Politikada Değişiklik

Bu politika, mevzuat değişikliği ya da platformun işleyişindeki değişiklik hâlinde güncellenebilir. Güncellemede sayfanın altındaki sürüm numarası artırılır. Önemli değişikliklerde ayrıca e-posta ve uygulama içi bildirim ile bilgilendirilirsiniz. Yürürlükteki metin her zaman bu adreste yayımlanır.

12. İletişim

Gizlilikle ilgili soru, talep ve şikâyetlerinizi [DOLDURULACAK: e-posta adresi] adresine iletebilirsiniz. Yazılı başvuru için KEP adresi ve posta adresi yukarıdaki künyede yer alır. Başvurunuzdan sonuç alamamanız hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.

İlgili diğer metinler: KVKK Aydınlatma Metni, Kullanım Koşulları, Çerez Politikası, Destek ve İletişim.