Taslak metin. Yayına alınmadan önce hukuk danışmanı tarafından gözden geçirilmeli; veri sorumlusu bilgileri ve saklama süreleri firma bilgileriyle doldurulmalıdır.

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıda künyesi verilen Ten Mimarlık tarafından, bu metinde açıklanan kapsamda işlenmektedir.

Marka adı

Ten Mimarlık

Ticaret unvanı

[DOLDURULACAK: ticaret unvanı]

Adres

[DOLDURULACAK: adres]

E-posta

[DOLDURULACAK: e-posta adresi]

Telefon

[DOLDURULACAK: telefon]

KEP adresi

[DOLDURULACAK: KEP adresi]

VERBİS sicil numarası

[DOLDURULACAK: VERBİS numarası]

MERSİS numarası

[DOLDURULACAK: MERSİS numarası]

2. İşlenen Kişisel Veriler

İş Takip Platformu üzerinden aşağıdaki veri kategorileri işlenir. Bu liste kapsayıcıdır; burada sayılmayan bir veri, sayılmayan bir amaçla toplanmaz.

• Kimlik bilgisi: ad, soyad.
• İletişim bilgisi: e-posta adresi, cep telefonu numarası (mobil uygulamaya SMS kodu ile giriş için de kullanılır).
• Görsel veri (isteğe bağlı): yüklerseniz profil fotoğrafınız; konsept görsel özelliğini kullanırsanız yüklediğiniz mekân fotoğrafı, notunuz ve üretilen görsel.
• Müşteri işlem bilgisi: projenize ilişkin adres, ada/parsel bilgisi, resmi evraklar, başvuru ve onay kayıtları, süreç durum güncellemeleri.
• İşlem güvenliği bilgisi: hesap parolanızın geri döndürülemez özeti (parolanın kendisi saklanmaz), SMS giriş kodunun özeti (en çok 5 dakika), giriş kayıtları, IP adresi, tarayıcı/cihaz bilgisi ve platformda yaptığınız işlemlerin denetim kaydı.
• Mobil uygulama bilgisi: bildirim gönderebilmek için cihazınıza ait bildirim jetonu (Firebase Cloud Messaging kaydı), uygulama sürümü ve işletim sistemi platformu (Android/iOS); web panelinde tarayıcı bildirimlerini açtıysanız tarayıcı bildirim aboneliği.

Bildirim jetonu yalnızca size bildirim iletmek için kullanılır ve reklam amacıyla işlenmez. Uygulamayı kaldırdığınızda ya da bildirim iznini geri aldığınızda ilgili jeton geçersiz hâle gelir ve kayıtlarımızdan düşülür.

3. İşleme Amaçları

• Mimarlık/iç mimarlık hizmetinin yürütülmesi ve proje sürecinin takibi
• Resmi kurum başvurularının hazırlanması, takibi ve sürelerin izlenmesi
• Sizi süreç hakkında bilgilendirmek (e-posta, SMS ve mobil uygulama bildirimleri)
• Hesabınızın oluşturulması, kimlik doğrulaması (mobil uygulamada telefonunuza gönderilen SMS koduyla) ve yetkilendirilmesi
• İsteğiniz üzerine yapay zekâ ile konsept görsel üretilmesi
• Bilgi güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimin tespiti ve denetim kaydı tutulması
• Yasal saklama, ispat ve raporlama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi

4. Hukuki Sebep

Kişisel verileriniz KVKK’nın 5. maddesi uyarınca; sözleşmenin kurulması ve ifası için gerekli olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.

Tek istisna: anlık bildirimler için cihaz bildirim jetonunuzun (ve tarayıcı bildirimlerini açtıysanız tarayıcı aboneliğinizin) işlenmesi ve yurt dışına aktarılması açık rızanıza dayanır. Bu rıza ayrı bir metinle istenir, verilmesi isteğe bağlıdır ve istediğiniz an geri alınabilir; ayrıca cihazınızda verdiğiniz bildirim iznini de her zaman cihaz ayarlarından kapatabilirsiniz.

5. Toplama Yöntemi

Verileriniz; sözleşme ve başvuru aşamasında sizden ya da temsilcinizden doğrudan, proje süreci boyunca ilgili kamu kurumlarından ve proje ekibinden, platformu kullanmanız sırasında ise otomatik yollarla (web paneli ve mobil uygulama üzerinden) elde edilir.

6. Aktarım

Kişisel verileriniz yalnızca yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak şu taraflara aktarılabilir:

• Kamu kurum ve kuruluşları: belediyeler ve ilgili müdürlükler (resmi başvuru ve ruhsat süreçleri).
• Proje ekibi: projede görev alan mühendislik/müşavirlik firmaları ve yetkilendirilmiş çalışanlarımız.
• Bilişim altyapı sağlayıcıları: sunucu ve dosya depolama hizmeti aldığımız tedarikçiler (konum: [DOLDURULACAK: sunucu ve dosya deposu konumu]; yurt dışındaysa KVKK’nın 9. maddesi kapsamında), SMS ve e-posta gönderim hizmeti sağlayıcıları (giriş kodları ve bildirimlerin iletilmesi).
• Yurt dışına aktarım: mobil bildirimlerin iletilmesi için bildirim jetonu ve bildirim içeriği Google Firebase Cloud Messaging hizmeti üzerinden işlenir. Bu hizmetin sunucuları yurt dışında bulunur; aktarım KVKK’nın 9. maddesi kapsamında ve yalnızca açık rızanıza dayanılarak yapılır. Rıza vermezseniz ya da rızanızı geri alırsanız bu aktarım yapılmaz. Bildirim içeriğine resmi evrak ya da belge dosyası konulmaz; bildirimler yalnızca “projenizde bir güncelleme var” düzeyinde yönlendirme metni taşır. Tarayıcı bildirimleri de aynı kurala bağlıdır ve tarayıcınızın üreticisinin (Google, Mozilla, Apple, Microsoft) bildirim hizmetinden geçer.
• Yurt dışına aktarım - konsept görsel: mobil uygulamadaki yapay zekâ ile konsept görsel özelliğini kullanırsanız, yüklediğiniz fotoğraf, seçtiğiniz stil ve notunuz görseli üretmek için OpenAI (ABD) hizmetine gönderilir. Adınız, iletişim ve proje bilgileriniz gönderilmez. Özelliği kullanmazsanız bu aktarım yapılmaz.

Verileriniz bunların dışında hiçbir üçüncü tarafa satılmaz, kiralanmaz ve pazarlama amacıyla paylaşılmaz.

7. Saklama Süreleri

• Proje ve resmi evrak kayıtları: ilgili mevzuatın öngördüğü saklama süresi boyunca (mimarlık hizmetinin ve resmi başvuruların niteliğine göre değişir).
• Hesap ve iletişim bilgileri: hesabınız aktif olduğu sürece ve sözleşme ilişkisinin sona ermesinden sonra zamanaşımı süreleri boyunca.
• Denetim kaydı ve giriş kayıtları: bilgi güvenliği amacıyla makul bir süre boyunca.
• Bildirim jetonu: cihaz aktif kaldığı sürece; jeton geçersizleştiğinde, uzun süre kullanılmadığında ya da hesabınız silindiğinde silinir.
• Konsept görseller ve profil fotoğrafı: siz silene ya da hesabınız silinene kadar.
• Açık rıza ve onay kayıtları: ispat yükümlülüğü nedeniyle, talebiniz üzerine dahi silinmez.

8. Güvenlik Önlemleri

Verileriniz şifreli bağlantı (HTTPS) üzerinden iletilir; evraklar herkese kapalı bir depolama alanında tutulur ve yalnızca kısa ömürlü, imzalı bağlantılarla indirilebilir. Erişim rol bazlı olarak sınırlandırılır; belgelere kimin ne zaman eriştiği denetim kaydı olarak tutulur. Parolalar geri döndürülemez biçimde saklanır ve personelimiz dâhil hiç kimse tarafından okunamaz.

9. Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme, silinmesini veya yok edilmesini talep etme, bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Bu haklarınızı, müşteri portalındaki veri silme talebi formu üzerinden veya [DOLDURULACAK: e-posta adresi] adresine yazarak kullanabilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Resmi evrak saklama yükümlülükleri kapsamında silinemeyen veriler için tarafınıza gerekçesiyle birlikte dönüş yapılır.

10. Mobil Uygulama ve Cihaz İzinleri

Mobil uygulama bildirim iznini yalnızca açık rıza verdiyseniz, kamera ve fotoğraf galerisi / dosya erişimini yalnızca siz bir fotoğraf ya da dosya yüklemeyi seçtiğinizde ister; yalnızca seçtiğiniz fotoğraf veya dosya yüklenir. Konum, mikrofon ve rehber izinleri istenmez ve kullanılmaz. İzin vermemeniz uygulamanın diğer işlevlerini engellemez.

11. Açık Rıza Metni Ayrıdır

Bu metni okuduğunuzu teyit etmeniz açık rıza verdiğiniz anlamına gelmez. Açık rıza gerektiren tek işlem (anlık bildirimler için cihaz jetonunuzun / tarayıcı aboneliğinizin işlenmesi ve yurt dışına aktarılması) için ayrı bir açık rıza metni ve ayrı bir onay bulunur. Açık rıza vermek isteğe bağlıdır; vermemeniz ya da sonradan geri almanız platformu kullanmanıza engel değildir ve size hiçbir olumsuz sonuç doğurmaz.

12. Metnin Güncellenmesi

Bu aydınlatma metni, mevzuat değişikliği ya da platformun işleyişindeki değişiklik hâlinde güncellenebilir. Metin güncellendiğinde sürüm numarası artırılır ve portalda tekrar bilginize sunulur; önceki kaydınız ispat amacıyla korunur. Açık rıza metninin sürümü bundan bağımsızdır: aydınlatma metnindeki bir güncelleme rızanızı geçersiz kılmaz, rıza metni değişmedikçe sizden yeniden rıza istenmez.

Taslak metin. Yayına alınmadan önce hukuk danışmanı tarafından gözden geçirilmelidir.

1. Bu Metin Aydınlatma Metninden Ayrıdır

Aydınlatma metni bizim size karşı yerine getirdiğimiz bir bilgilendirme yükümlülüğüdür (KVKK m.10); onayınızı gerektirmez, yalnızca kişisel verilerinizi hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işlediğimizi anlatır.

Açık rıza ise bambaşka bir şeydir: belirli bir işlem için özgür iradenizle verdiğiniz ayrı bir beyandır (KVKK m.3/1-a) ve istediğiniz an geri alabilirsiniz. Bu iki belge bilinçli olarak ayrı tutulmuştur; aydınlatma metnini okuduğunuzu teyit etmeniz açık rıza verdiğiniz anlamına gelmez.

2. Rızanızın Kapsamı

Açık rızanız yalnızca aşağıdaki tek işlem için istenmektedir. Bunun dışındaki hiçbir veri işleme faaliyeti bu rızaya dayanmaz:

Bildirim metninde projenizin adı ve ilgili evrak kategorisinin adı yer alabilir (örnek: “İmar Durumu evrağı projenize yüklendi”). Bildirim içeriğine resmî evrakın kendisi, belge dosyası, dosya adı veya ofis içi değerlendirme notu konulmaz. Push bildirimleri telefonunuzun kilit ekranında görünebileceğinden, bu bilgilerin cihazınızı elinde tutan kişilerce görülebileceğini bilerek onay veriniz. Bildirim jetonu reklam veya pazarlama amacıyla işlenmez, hiçbir üçüncü tarafa satılmaz.

3. Rıza Vermezseniz Ne Olur

Açık rıza vermemeniz, platformu kullanmanıza ve projenizi takip etmenize engel değildir. Rıza vermediğinizde yalnızca telefonunuza anlık bildirim gönderilmez; projenizi web portalından ve mobil uygulamanın bildirim kutusundan aynı şekilde takip etmeye, evraklarınızı görüntülemeye ve süreç e-postalarını almaya devam edersiniz. Rıza vermemeniz hizmetin şartı değildir ve size hiçbir olumsuz sonuç doğurmaz.

4. Rızanın Kapsamı Dışında Kalan İşlemler

Aşağıdaki işlemler rızaya dayanmaz; sözleşmenin ifası, hukuki yükümlülüğümüz veya bir hakkın tesisi hukuki sebeplerine dayanır. Bu nedenle rıza vermeseniz de, rızanızı geri alsanız da devam eder:

• Projenizin ve resmî evraklarınızın işlenmesi, saklanması ve arşivlenmesi
• Hesabınızın oluşturulması, kimlik doğrulaması ve yetkilendirilmesi
• Resmî kurum başvurularının hazırlanması, takibi ve sürelerin izlenmesi
• Süreç bilgilendirmelerinin e-posta ile ve uygulama içi bildirim kutusundan iletilmesi
• Bilgi güvenliği amacıyla denetim kaydı ve giriş kayıtlarının tutulması
• Yasal saklama, ispat ve raporlama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi

5. Rızanızı Geri Alma

Açık rızanızı gerekçe göstermeden, istediğiniz an geri alabilirsiniz:

• Mobil uygulamada Profil → Gizlilik ve Veri ekranındaki “Telefona bildirim gönderilsin” anahtarını kapatarak;
• Web müşteri portalındaki Kişisel Verilerin Korunması ekranında yer alan “Rızamı Geri Al” düğmesi;
• [DOLDURULACAK: e-posta adresi] adresine yazılı başvuru.

Geri alma ileriye dönük sonuç doğurur: geri aldığınız andan itibaren cihazınıza ve tarayıcınıza anlık bildirim gönderilmez; kayıtlı bildirim jetonlarınız ve tarayıcı bildirim abonelikleriniz silinir. Geri alma tarihinden önce rızaya dayanarak yapılmış işlemler hukuka uygun kalır. Dilediğiniz zaman yeniden rıza verebilirsiniz.

6. Rıza Kaydının Saklanması

Rıza verdiğinize ve rızanızı geri aldığınıza ilişkin kayıtlar (hangi metnin hangi sürümü, hangi tarihte, hangi IP adresinden) ispat yükümlülüğümüz nedeniyle saklanır ve silinmez. Bu kayıt sizin aleyhinize değil, lehinize bir belgedir: rızanın ne zaman başladığını ve ne zaman sona erdiğini kanıtlar. Veri silme talebiniz üzerine hesabınız anonimleştirildiğinde bu kayıtlardaki IP adresi ve tarayıcı bilgisi silinir; yalnızca hangi metnin hangi sürümünün ne zaman onaylandığı bilgisi kalır.

7. Metnin Güncellenmesi

Bu metin değiştiğinde sürüm numarası artırılır ve rızanız yeniden istenir; eski rızanız yeni sürüm için geçerli sayılmaz. Önceki rıza ve geri alma kayıtlarınız ispat amacıyla korunur.

8. Beyan

“Yukarıda 2. maddede kapsamı belirtilen işleme ve yurt dışına aktarma faaliyetine, aydınlatma metnini okuyarak bilgilendirilmiş biçimde ve özgür irademle açık rıza veriyorum. Bu rızayı istediğim an geri alabileceğimi biliyorum.”